Adatvédelmi szabályzat

1. A személyes adatok kezelője

A személyes adatok kezelője:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• székhely: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• a Kereskedelmi engedélyezési törvény alapján üzleti tevékenységet folytató természetes személy

• telephely/szálláshely: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• weboldal: www.vivienapartments.cz

• e-mail személyes adatok lekérdezéséhez: info@vivienapartments.cz

• telefon: +420 702 153 573

A továbbiakban „vezérlő” vagy „üzemeltető”. Az üzemeltető VIVIEN Apartments márkanéven biztosít szállást.

2. Milyen személyes adatokat kezelünk

Csak olyan személyes adatot kezelünk, amely a foglaláshoz, szállás biztosításához, jogszabályi kötelezettségek betartásához, jogaink védelméhez, valamint a szálláshely biztonságos működésének biztosításához szükséges.

a) A helyfoglaláshoz és a kommunikációhoz szükséges adatok

• kereszt- és vezetéknév

• e-mail cím

• telefonszám

• cím

• foglalási adatok

• tartózkodási időpontok

• vendégek száma

• vendégkérések vagy megjegyzések

• kommunikáció e-mailben, foglalási portálokon, telefonon vagy egyéb kommunikációs eszközökön keresztül

b) A szálláshoz és a törvényes nyilvántartásokhoz szükséges adatok

A szállással összefüggésben a házigazda jogszabályi kötelezettségeinek teljesítéséhez szükséges adatokat is kezelhetünk, így különösen:

• születési dátum

• állandó lakóhely vagy lakcím

• nemzetiség

• személyazonosító okmány száma és típusa

• tartózkodás időtartama

• vendég aláírása, ha szükséges

• az elszállásolt személyek nyilvántartásához jogszabályban előírt egyéb adatok

Külföldi vendégekről a vendéglátó köteles nyilvántartást vezetni, és jogszabályban meghatározott esetekben bejelenteni a Cseh Köztársaság Rendőrségének. A vendégkönyvet vagy azzal egyenértékű nyilvántartást a törvény által előírt ideig megőrizzük.

c) Fizetési, számviteli és adózási adatok

• a fizetés részletei

• számlázási adatok

• banki adatok, ha szükséges például a visszatérítéshez

• számviteli és adóbizonylatokon feltüntetett adatok

d) Károkkal, panaszokkal és jogvédelemmel kapcsolatos adatok

Kár bekövetkezése, házirend megsértése, panasz, követelés vagy egyéb vita esetén a helyzet kezeléséhez és jogaink védelméhez szükséges adatokat feldolgozhatjuk.

• az esemény leírása

• fényképek a károkról

• kommunikáció a vendéggel

• foglalási adatok

• fizetési részletek

• anyagok a biztosító, jogtanácsos vagy hatóságok számára

e) CCTV felvételek

A CCTV az ingatlan kiválasztott közös vagy kültéri területein működhet. A kamerákat nem használják a vendégek magánéletének megfigyelésére, és nem helyezik el az apartmanokban vagy olyan helyeken, ahol a vendégek ésszerűen elvárják a magánélet védelmét.

f) Elektronikus beléptetőrendszer és belépőkódok

Az épületbe és a lakásokba történő önkiszolgáló belépéssel kapcsolatban az üzemeltető az elektronikus beléptető rendszerből technikai adatokat kezelhet, így különösen a belépőkód használatára vonatkozó információkat, valamint a belépés vagy belépési kísérlet időpontját. A belépési kódok csak a tartózkodás idejére érvényesek, és kijelentkezés után érvénytelenítik vagy törlődnek.

3. Miért és milyen jogalapon kezeljük a személyes adatokat

Foglalás lebonyolítása és szállás biztosítása

Az adatokra a foglalás elfogadásához és megerősítéséhez, a vendéggel való kommunikációhoz, a tartózkodás engedélyezéséhez, a fizetés lebonyolításához és magának a tartózkodásnak a biztosításához van szükségünk.

Jogalap: szerződés teljesítése.

A törvényi kötelezettségek betartása

Egyes adatokat fel kell dolgozni, mert a törvény előírja. Ez elsősorban az elszállásolt személyek nyilvántartására, a külföldi vendégek bejelentésére, a könyvelésre, az adókra és a helyi illetékekre vonatkozik.

Jogalap: jogszabályi kötelezettség teljesítése.

A tulajdon védelme, a biztonság és az üzemeltető jogai

Egyes adatokat a tulajdon védelme, a károk megelőzése, a házirend megsértése, panaszok, követelések, biztosítási események vagy jogi követelések kezelése céljából kezelünk.

Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke.

CCTV rendszer

A CCTV csak kiválasztott megosztott vagy kültéri területeken működik, és a tulajdon védelmét, a személyi biztonságot, az illetéktelen behatolás megakadályozását, valamint a károk vagy biztonsági események kezelését szolgálja.

Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke.

Elektronikus beléptető rendszer

A hozzáférési rendszer adatainak feldolgozása a vendégek biztonsága, az ingatlanok védelme, az illetéktelen behatolás ellenőrzése, valamint az esetleges biztonsági vagy káresemények kezelése érdekében történik.

Jogalap: az adatkezelő jogos érdeke.

Kereskedelmi közlemények küldése

Ha egy vendég beleegyezik, vagy ha a törvény lehetővé teszi, elérhetőségeinket felhasználhatjuk szolgáltatásainkkal, híreinkkel vagy különleges ajánlatainkkal kapcsolatos információk küldésére. A vendég bármikor leiratkozhat a kereskedelmi kommunikációról.

Jogalap: hozzájárulás, vagy a törvény által megengedett mértékben jogos érdek.

A weboldal működése és a sütik

A weboldal meglátogatásakor az oldal működéséhez szükséges technikai adatokat kezelhetünk. Az analitikai vagy marketing cookie-kat csak akkor használjuk, ha megfelelő jogalapunk van.

Jogalap: jogos érdek a weboldal technikai működtetéséhez; szükség esetén hozzájárul az elemző vagy marketing cookie-k használatához.

4. Kinek adhatunk ki személyes adatokat

A személyes adatokat a címzettek alábbi kategóriáinak a szükséges mértékben kiadhatjuk:

• foglalási rendszerek szolgáltatói

• foglalási portálok, például Booking.com, Airbnb vagy más platformok, ha a foglalás ezeken keresztül történt

• pénzforgalmi szolgáltatók és bankok

• könyvelők és adótanácsadók

• weboldal és informatikai szolgáltatók

• kommunikációs eszközök szolgáltatói

• elektronikus zárak, beléptető rendszerek vagy CCTV rendszerek szolgáltatói, ahol a rendszer működtetéséhez és biztosításához szükséges

• a város, önkormányzat a helyi illetékekkel kapcsolatban

• törvényben meghatározott esetekben a Cseh Köztársaság Rendőrsége

• biztosító, jogtanácsos vagy hatóság, ha szükséges a károk, viták kezelésére vagy jogok védelmére

• más személyek, amennyiben ez egy szerződés teljesítéséhez, jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogos érdekek védelméhez szükséges

A személyes adatokat jogalap nélkül nem adjuk ki harmadik félnek.

5. Személyes adatok továbbítása az Európai Unión kívülre

Egyes szolgáltatók, különösen a technológiai vagy foglalási platformok, az Európai Unión kívül is kezelhetnek személyes adatokat. Ha ilyen átvitelre kerül sor, az csak a GDPR által meghatározott feltételek mellett valósul meg, például megfelelő szerződéses biztosítékok, megfelelőségi határozat vagy a GDPR szerinti egyéb jogi mechanizmus alapján.

6. Mennyi ideig őrizzük meg a személyes adatokat

A személyes adatokat csak addig őrizzük meg, ameddig az adott cél érdekében szükséges, vagy a törvény által előírt ideig.

• foglalási és tartózkodási adatok a szerződéses jogviszony időtartamára, majd a jogok védelméhez és az esetleges igények kezeléséhez szükséges ideig.

• számviteli és adózási bizonylatok a jogszabályban előírt időszakra vonatkozóan.

• a vendégkönyvben vagy azzal egyenértékű nyilvántartásban szereplő adatok a jogszabály által előírt időtartamra.

• CCTV felvételek általában 7 napig. Ezen időszak letelte után a felvételek automatikusan törlődnek vagy felülírásra kerülnek, kivéve, ha egy adott felvételt hosszabb ideig meg kell őrizni kár, biztonsági esemény, biztosítási esemény, panasz, vita vagy más jogos igény kezelésére.

• a belépési kódok a kijelentkezést követően érvénytelenné válnak vagy törlődnek. A hozzáféréssel kapcsolatos adatok csak a biztonsági incidens, kár, panasz, vita kezeléséhez vagy az üzemeltető jogainak védelméhez feltétlenül szükséges ideig tárolhatók.

• hozzájárulás alapján kezelt adatok a hozzájárulás visszavonásáig, kivéve, ha a további kezelésnek más jogalapja áll fenn.

7. CCTV rendszer

A VIVIEN Apartments-nél CCTV rendszer működhet kiválasztott közös és kültéri területeken.

A kamerákat főként közös használatú területeken helyezik el, például az épület bejáratát vagy bejáratát lefedő folyosón, valamint a szabadban, különösen a bejáratot és a kerti területet lefedő kertben.

A CCTV rendszer kizárólag a tulajdon, a vendégek és más személyek biztonságának védelmére, az illetéktelen behatolás megakadályozására, valamint az esetleges károk vagy biztonsági események kezelésére szolgál.

A kamerákat nem helyezik el apartmanokban, fürdőszobákban, hálószobákban vagy más olyan helyiségekben, ahol a vendégek ésszerűen elvárják a magánélet védelmét. A CCTV rendszer nem a vendégek magánéletének megfigyelésére szolgál.

A megfigyelt területek tájékoztató táblákkal vannak megjelölve.

A CCTV felvételeket általában 7 napig tárolják. Ezt követően a felvételek automatikusan törlődnek vagy felülírásra kerülnek, kivéve, ha egy adott felvételt hosszabb ideig meg kell őrizni káresemény, biztonsági esemény, biztosítási esemény, panasz, vita vagy az üzemeltető jogainak védelme miatt.

A CCTV felvételekhez csak az üzemeltető jogosult személyei, nevezetesen Nikola Tomková és Pravoslav Tomek, vagy más személy férhetnek hozzá, ha ez a rendszer műszaki adminisztrációjához, biztonsági esemény, kár, biztosítási esemény kezeléséhez vagy jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez szükséges.

A CCTV felvételeket rutinszerűen nem adják ki harmadik feleknek. Csak a szükséges mértékben lehet nyilvánosságra hozni, különösen a Cseh Köztársaság Rendőrsége, egy biztosító, jogtanácsos vagy más illetékes hatóság számára, ha ez egy konkrét esemény kezeléséhez szükséges, vagy ha törvény előírja.

8. Elektronikus beléptetőrendszer és hozzáférési kódok

Az épületbe és a lakásokba történő önkiszolgáló belépéssel kapcsolatban az üzemeltető az elektronikus beléptető rendszerből technikai adatokat kezelhet, így különösen a belépőkód használatára vonatkozó információkat, valamint a belépés vagy belépési kísérlet időpontját.

Ezeket az adatokat a vendégek biztonságának biztosítása, az ingatlanok védelme, a jogosulatlan belépés megakadályozása, valamint az esetleges biztonsági vagy káresemények kezelése érdekében dolgozzuk fel.

A hozzáférési kód egy digitális kulcs, amelyet kizárólag a foglalásban megnevezett és az online bejelentkezéskor megfelelően regisztrált személyek használhatnak. A kódot nem szabad továbbadni, megosztani vagy harmadik fél számára hozzáférhetővé tenni.

A belépési kódok csak a tartózkodás idejére érvényesek, és kijelentkezés után érvénytelenítik vagy törlődnek. A hozzáféréssel kapcsolatos adatok csak a biztonsági incidens, kár, panasz, vita kezeléséhez vagy az üzemeltető jogainak védelméhez feltétlenül szükséges ideig tárolhatók.

9. Cookie-k

A VIVIEN Apartments weboldal cookie-kat és hasonló technológiákat használhat.

A sütiket főként a webhely megfelelő működésének biztosítására, bizonyos beállítások emlékére, a webhely forgalmának mérésére és adott esetben marketing célokra használjuk.

A weboldal működéséhez szükséges technikai sütik a látogató hozzájárulása nélkül használhatók.

Analitikai, marketing vagy egyéb opcionális sütiket csak akkor használunk, ha megfelelő jogalapunk van, különös tekintettel a látogatónak a cookie-banneren keresztül adott hozzájárulására, amennyiben ezt jogszabály írja elő.

A látogató bármikor módosíthatja vagy visszavonhatja az opcionális sütikhez való hozzájárulását, ha a weboldal ilyen cookie-kat használ.

A konkrét cookie-beállítások a webhelyen ténylegesen használt eszközöktől függenek. Harmadik fél elemzési vagy marketingeszközeinek használata esetén a látogatók a cookie-banneren vagy a megfelelő webhelybeállításokon keresztül értesülnek róla.

10. Személyes adatok biztonsága

Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy megvédje a személyes adatokat a jogosulatlan hozzáférés, elvesztés, visszaélés, megváltoztatás vagy jogosulatlan nyilvánosságra hozatal ellen.

A személyes adatokhoz csak olyan személyek férhetnek hozzá, akiknek foglalás, szállás, vendégkommunikáció, jogszabályi kötelezettségek betartása, könyvelés, műszaki ügyintézés vagy az üzemeltetői jogok védelme érdekében szükségük van rájuk.

A foglalási rendszerekhez, e-mailekhez, könyvelési nyilvántartásokhoz, bejelentkezési űrlapokhoz, beléptetőrendszerekhez és egyéb rendszerekhez való hozzáférést megfelelő biztonsági eszközökkel védjük.

11. A vendégek és a weboldal látogatóinak jogai

Mindenki, akinek személyes adatait feldolgozzuk, a GDPR értelmében különösen az alábbi jogokkal rendelkezik:

• személyes adatokhoz való hozzáférés joga

• a pontatlan vagy hiányos adatok helyesbítéséhez való jog

• a személyes adatok törléséhez való jog, amennyiben a feltételek teljesülnek

• az adatkezelés korlátozásához való jog

• jogos érdeken alapuló adatkezelés elleni tiltakozás joga

• az adathordozhatósághoz való jog, ahol ez vonatkozik

• a hozzájárulás visszavonásának joga, ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul

• panasz benyújtásának joga a felügyeleti hatósághoz

A felügyeleti hatóság a Személyes Adatvédelmi Hivatal, a Pplk. Sochora 27, 170 00 Prága 7, weboldal: www.uoou.gov.cz.

12. Hogyan gyakorolhatja jogait

A vendég vagy a honlap látogatója jogait e-mailben gyakorolhatja: info@vivienapartments.cz.

A kérés kezelése során személyazonosság-ellenőrzést kérhetünk, ha ez szükséges a személyes adatok védelme és az illetéktelen személynek való átadás megakadályozása érdekében.

A megkeresésekre a törvényes határidőn belül válaszolunk.

13. Automatizált döntéshozatal

A személyes adatok kezelése nem foglal magában olyan automatizált egyéni döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely jogi vagy hasonlóan jelentős hatással járna a vendégre.

14. Záró rendelkezések

Jelen adatvédelmi szabályzat 2026. május 1-től érvényes.

Az üzemeltető frissítheti jelen szabályzatot, különösen, ha a jogszabályok, a személyes adatok kezelésének módja, az alkalmazott technológiák vagy a szálláshely működési feltételei megváltoznak.

A házirend aktuális verziója mindig elérhető a www.vivienapartments.cz. címen