Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement des données personnelles

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• Nikola Tomková

• IČO : 04304438

• siège social : Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• personne physique exerçant une activité commerciale en vertu de la Loi sur les licences commerciales

• locaux / lieu d'hébergement : VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• site Web : www.vivienapartments.cz

• e-mail pour les demandes de données personnelles : info@vivienapartments.cz

• téléphone : +420 702 153 573

Ci-après le « responsable du traitement » ou « l'opérateur ». L'exploitant propose des hébergements sous la raison sociale VIVIEN Apartments.

2. Quelles données personnelles nous traitons

Nous traitons uniquement les données personnelles nécessaires à la réservation, à la fourniture d'un hébergement, au respect des obligations légales, à la protection de nos droits et au fonctionnement sûr de l'hébergement.

a) Données nécessaires à la réservation et à la communication

• prénom et nom

• adresse e-mail

• numéro de téléphone

• adresse

• les détails de la réservation

• les dates de séjour

• nombre d'invités

• demandes ou notes des clients

• communication par e-mail, portails de réservation, téléphone ou autres outils de communication

b) Données nécessaires au logement et aux registres statutaires

Dans le cadre de l’hébergement, nous pouvons également traiter les données nécessaires au respect des obligations légales de l’hôte, notamment :

• date de naissance

• résidence permanente ou adresse personnelle

• nationalité

• numéro et type de pièce d'identité

• durée du séjour

• signature du client, si nécessaire

• autres données requises par la loi pour le registre des personnes hébergées

Pour les invités étrangers, l'hôte est tenu de tenir des registres et, dans les cas prévus par la loi, de signaler le séjour à la police de la République tchèque. Le livre d'or ou registre équivalent est conservé pendant la durée requise par la loi.

c) Données de paiement, comptables et fiscales

• les détails du paiement effectué

• les détails de facturation

• coordonnées bancaires, si nécessaire par exemple pour un remboursement

• données mentionnées sur les documents comptables et fiscaux

d) Données relatives aux dommages, aux réclamations et à la protection des droits

En cas de dommage, de violation du règlement intérieur ou d'une plainte, réclamation ou autre litige, nous pouvons traiter les données nécessaires pour gérer la situation et protéger nos droits.

• description de l'événement

• des photographies des dégâts

• communication avec le client

• les détails de la réservation

• les détails du paiement

• documents destinés à l'assureur, au conseiller juridique ou aux autorités publiques

e) Images de vidéosurveillance

La vidéosurveillance peut fonctionner dans certaines zones partagées ou extérieures de la propriété. Les caméras ne sont pas utilisées pour surveiller la vie privée des clients et ne sont pas placées à l'intérieur des appartements ou dans des espaces où les clients s'attendent raisonnablement à l'intimité.

f) Système d'accès électronique et codes d'accès

Dans le cadre de l'entrée en libre-service dans l'immeuble et les appartements, l'exploitant peut traiter des données techniques du système d'accès électronique, notamment des informations sur l'utilisation d'un code d'accès et l'heure d'entrée ou de tentative d'entrée. Les codes d'accès ne sont valables que pour le séjour et après le check-out ils sont invalidés ou supprimés.

3. Pourquoi nous traitons les données personnelles et sur quelle base juridique

Gestion de la réservation et mise à disposition de l'hébergement

Nous avons besoin de ces données pour accepter et confirmer la réservation, communiquer avec le client, activer le séjour, gérer le paiement et fournir le séjour lui-même.

Base juridique : exécution d'un contrat.

Respect des obligations légales

Certaines données doivent être traitées car la loi l'exige. Cela concerne principalement le registre des personnes hébergées, la déclaration des hôtes étrangers, la comptabilité, les taxes et taxes locales.

Base juridique : respect d’une obligation légale.

Protection de la propriété, de la sécurité et des droits de l’opérateur

Certaines données sont traitées pour protéger les biens, prévenir les dommages, traiter les violations du règlement intérieur, les plaintes, les réclamations, les événements d'assurance ou les réclamations juridiques.

Base juridique : intérêt légitime du responsable du traitement.

Système de vidéosurveillance

La vidéosurveillance fonctionne uniquement dans des zones partagées ou extérieures sélectionnées et sert à protéger les biens, la sécurité personnelle, à empêcher les entrées non autorisées et à gérer les dommages ou les incidents de sécurité.

Base juridique : intérêt légitime du responsable du traitement.

Système d'accès électronique

Les données du système d'accès sont traitées pour garantir la sécurité des clients, protéger les biens, contrôler les entrées non autorisées et gérer d'éventuels incidents de sécurité ou de dommages.

Base juridique : intérêt légitime du responsable du traitement.

Envoi de communications commerciales

Si un voyageur donne son consentement, ou si la loi le permet, nous pouvons utiliser ses coordonnées pour envoyer des informations sur nos services, des actualités ou des offres spéciales. Le client peut toujours se désinscrire des communications commerciales.

Base juridique : consentement ou intérêt légitime dans la mesure permise par la loi.

Fonctionnement du site Web et cookies

Lors de la visite du site Web, nous pouvons traiter des données techniques nécessaires au fonctionnement du site. Les cookies analytiques ou marketing ne sont utilisés que lorsque nous disposons d'une base juridique correspondante.

Base juridique : intérêt légitime pour l’exploitation technique du site Internet ; consentement pour les cookies analytiques ou marketing lorsque cela est nécessaire.

4. À qui nous pouvons divulguer des données personnelles

Nous pouvons divulguer des données personnelles aux catégories de destinataires suivantes dans la mesure nécessaire :

• fournisseurs de systèmes de réservation

• des portails de réservation tels que Booking.com, Airbnb ou d'autres plateformes, si la réservation a été effectuée via eux

• les prestataires de services de paiement et les banques

• comptables et conseillers fiscaux

• Fournisseurs de sites Web et de services informatiques

• fournisseurs d'outils de communication

• les fournisseurs de serrures électroniques, de systèmes d'accès ou de systèmes de vidéosurveillance, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement et à la sécurisation du système

• la ville ou la commune en lien avec les taxes locales

• la police de la République tchèque dans les cas prévus par la loi

• un assureur, un conseiller juridique ou une autorité publique si nécessaire pour gérer les dommages, les litiges ou protéger les droits

• d'autres personnes lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat, respecter une obligation légale ou protéger des intérêts légitimes

Nous ne divulguons pas de données personnelles à des tiers sans base légale.

5. Transferts de données personnelles hors Union européenne

Certains prestataires de services, notamment technologiques ou plateformes de réservation, peuvent également traiter des données personnelles en dehors de l’Union européenne. Si un tel transfert a lieu, il n'a lieu que dans les conditions fixées par le [[RGPD]], par exemple sur la base de garanties contractuelles appropriées, d'une décision d'adéquation ou d'un autre mécanisme juridique en vertu du [[RGPD]].

6. Combien de temps conservons-nous les données personnelles

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire à la finalité donnée ou pendant la durée requise par la loi.

• les données de réservation et de séjour pendant toute la durée de la relation contractuelle puis aussi longtemps que nécessaire à la protection des droits et au traitement d'éventuelles réclamations.

• les documents comptables et fiscaux pour la période requise par la loi.

• les données du livre d'or ou registre équivalent pour la période requise par la loi.

• Images de vidéosurveillance généralement pendant 7 jours. Passé ce délai, les enregistrements sont automatiquement supprimés ou écrasés, sauf si un enregistrement spécifique doit être conservé plus longtemps pour traiter un dommage, un incident de sécurité, un événement d'assurance, une plainte, un litige ou un autre besoin légitime.

• les codes d'accès sont invalidés ou supprimés après le check-out. Les données relatives aux accès ne pourront être conservées que pour la durée strictement nécessaire si cela est nécessaire au traitement d'un incident de sécurité, d'un dommage, d'une réclamation, d'un litige ou à la protection des droits de l'exploitant.

• les données traitées sur la base du consentement jusqu'au retrait du consentement, à moins qu'il n'existe une autre base juridique pour un traitement ultérieur.

7. Système de vidéosurveillance

À VIVIEN Apartments, un système de vidéosurveillance peut fonctionner dans certaines zones partagées et extérieures sélectionnées.

Les caméras sont placées principalement dans les zones de circulation partagées, par exemple dans le couloir couvrant l'entrée du bâtiment ou la zone d'entrée, et à l'extérieur, notamment dans le jardin couvrant l'entrée et la zone du jardin.

Le système de vidéosurveillance est utilisé uniquement pour protéger la sécurité des biens, des invités et des autres personnes, empêcher les entrées non autorisées et gérer d'éventuels dommages ou incidents de sécurité.

Les caméras ne sont pas placées à l’intérieur des appartements, des salles de bains, des chambres ou d’autres espaces où les clients s’attendent raisonnablement à de l’intimité. Le système de vidéosurveillance n’est pas destiné à surveiller la vie privée des clients.

Les zones surveillées sont signalées par des panneaux d'information.

Les images de vidéosurveillance sont généralement conservées pendant 7 jours. Passé ce délai, les enregistrements sont automatiquement supprimés ou écrasés, sauf si un enregistrement spécifique doit être conservé plus longtemps en raison d'un dommage, d'un incident de sécurité, d'un événement d'assurance, d'une plainte, d'un litige ou de la protection des droits de l'opérateur.

L'accès aux images de vidéosurveillance est limité aux personnes autorisées de l'opérateur, à savoir Nikola Tomková et Pravoslav Tomek, ou à une autre personne uniquement lorsque cela est nécessaire à l'administration technique du système, au traitement d'un incident de sécurité, d'un dommage, d'un événement d'assurance ou au respect d'une obligation légale.

Les images de vidéosurveillance ne sont pas systématiquement divulguées à des tiers. Elles ne peuvent être divulguées que dans la mesure nécessaire, notamment à la police de la République tchèque, à un assureur, à un conseiller juridique ou à une autre autorité compétente, lorsque cela est nécessaire pour gérer un événement spécifique ou lorsque la loi l'exige.

8. Système d'accès électronique et codes d'accès

Dans le cadre de l'entrée en libre-service dans l'immeuble et les appartements, l'exploitant peut traiter des données techniques du système d'accès électronique, notamment des informations sur l'utilisation d'un code d'accès et l'heure d'entrée ou de tentative d'entrée.

Ces données sont traitées pour assurer la sécurité des clients, protéger la propriété, contrôler les entrées non autorisées et gérer d'éventuels incidents de sécurité ou de dommages.

Un code d'accès est une clé numérique destinée uniquement aux personnes nommées lors de la réservation et dûment enregistrées lors de l'enregistrement en ligne. Le code ne doit pas être transmis, partagé ou mis à disposition de tiers.

Les codes d'accès ne sont valables que pour le séjour et après le check-out ils sont invalidés ou supprimés. Les données relatives aux accès ne pourront être conservées que pour la durée strictement nécessaire si cela est nécessaire au traitement d'un incident de sécurité, d'un dommage, d'une réclamation, d'un litige ou à la protection des droits de l'exploitant.

9. Cookies

Le site Web VIVIEN Apartments peut utiliser des cookies et des technologies similaires.

Les cookies sont utilisés principalement pour garantir le bon fonctionnement du site Internet, mémoriser certains paramètres, mesurer le trafic du site Internet et, le cas échéant, à des fins de marketing.

Les cookies techniques nécessaires au fonctionnement du site Internet peuvent être utilisés sans le consentement du visiteur.

Les cookies analytiques, marketing ou autres facultatifs ne sont utilisés que lorsque nous disposons d’une base juridique correspondante, en particulier le consentement du visiteur donné via la bannière de cookies, lorsque ce consentement est requis par la loi.

Le visiteur peut modifier ou retirer son consentement aux cookies facultatifs à tout moment si le site Web utilise de tels cookies.

Le paramétrage spécifique des cookies dépend des outils réellement utilisés sur le site Internet. Si des outils d'analyse ou de marketing tiers sont utilisés, les visiteurs seront informés via la bannière de cookies ou les paramètres correspondants du site Web.

10. Sécurité des données personnelles

Le responsable du traitement prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, altération ou divulgation non autorisée.

L’accès aux données personnelles est limité aux personnes qui en ont besoin pour la réservation, l’hébergement, la communication avec les clients, le respect des obligations légales, la comptabilité, l’administration technique ou la protection des droits de l’exploitant.

L'accès aux systèmes de réservation, aux e-mails, aux registres comptables, aux formulaires d'enregistrement, aux systèmes d'accès et autres systèmes est protégé par des moyens de sécurité appropriés.

11. Droits des invités et des visiteurs du site Web

Toute personne dont nous traitons les données personnelles dispose, en vertu du [[RGPD]], notamment des droits suivants :

• droit d'accès aux données personnelles

• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes

• droit à l'effacement des données personnelles lorsque les conditions sont remplies

• droit à la limitation du traitement

• droit de s'opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime

• droit à la portabilité des données là où il s'applique

• droit de retirer le consentement lorsque le traitement est basé sur le consentement

• droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle

L'autorité de contrôle est l'Office pour la protection des données personnelles, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, site Internet : www.uoou.gov.cz.

12. Comment exercer vos droits

Un invité ou visiteur du site Internet peut exercer ses droits par e-mail : info@vivienapartments.cz.

Lors du traitement d'une demande, nous pouvons demander une vérification d'identité si nécessaire pour protéger les données personnelles et empêcher leur divulgation à une personne non autorisée.

Nous répondons aux demandes dans les délais légaux.

13. Prise de décision automatisée

Le traitement des données personnelles n'implique pas de prise de décision individuelle automatisée ou de profilage qui aurait des effets juridiques ou tout aussi importants sur le client.

14. Dispositions finales

Cette politique de confidentialité est valable à partir du 1er mai 2026.

L'exploitant pourra mettre à jour cette politique, notamment si la loi, les modalités de traitement des données personnelles, les technologies utilisées ou les conditions de fonctionnement de l'hébergement évoluent.

La version actuelle de la politique est toujours disponible sur www.vivienapartments.cz.