Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• sídlo: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• fyzická osoba podnikající dle živnostenského zákona

• provozovna / místo ubytování: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• web: www.vivienapartments.cz

• e-mail pro dotazy k osobním údajům: info@vivienapartments.cz

• telefon: +420 702 153 573

Dále jen „správce“ nebo „provozovatel“. Provozovatel poskytuje ubytování pod obchodním označením VIVIEN Apartments.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou nezbytné pro rezervaci, poskytnutí ubytování, splnění zákonných povinností, ochranu našich práv a zajištění bezpečného provozu ubytování.

a) Údaje potřebné pro rezervaci a komunikaci

• jméno a příjmení

• e-mailová adresa

• telefonní číslo

• adresa

• údaje o rezervaci

• termín pobytu

• počet ubytovaných osob

• požadavky nebo poznámky hosta

• komunikace vedená e-mailem, přes rezervační portály, telefonicky nebo prostřednictvím jiných komunikačních nástrojů

b) Údaje potřebné pro ubytování a zákonnou evidenci

V souvislosti s ubytováním můžeme zpracovávat také údaje potřebné pro splnění zákonných povinností ubytovatele, zejména:

• datum narození

• adresa trvalého pobytu nebo bydliště

• státní občanství

• číslo a typ dokladu totožnosti

• doba ubytování

• podpis hosta, pokud je vyžadován

• další údaje požadované právními předpisy pro evidenci ubytovaných osob

U cizinců je ubytovatel povinen vést evidenci a v zákonem stanovených případech oznámit ubytování Policii České republiky. Domovní kniha nebo odpovídající evidence se uchovává po zákonem stanovenou dobu.

c) Platební, účetní a daňové údaje

• údaje o provedené platbě

• fakturační údaje

• bankovní údaje, pokud jsou potřebné například pro vratku platby

• údaje uvedené na účetních a daňových dokladech

d) Údaje související se škodami, reklamacemi a ochranou práv

Pokud dojde ke škodě, porušení podmínek ubytování, reklamaci, stížnosti nebo jinému sporu, můžeme zpracovávat údaje potřebné pro vyřízení dané situace a ochranu našich práv.

• popis události

• fotografie škody

• komunikace s hostem

• údaje o rezervaci

• údaje o platbě

• podklady pro pojišťovnu, právního zástupce nebo orgány veřejné moci

e) Kamerové záznamy

Ve vybraných společných nebo venkovních prostorách objektu může být provozován kamerový systém. Kamery neslouží ke sledování soukromí hostů a nejsou umístěny uvnitř apartmánů ani v prostorách, kde hosté oprávněně očekávají soukromí.

f) Elektronický přístupový systém a přístupové kódy

V souvislosti se samoobslužným vstupem do objektu a apartmánů může provozovatel zpracovávat technické údaje z elektronického přístupového systému, zejména informaci o použití přístupového kódu, čase vstupu nebo pokusu o vstup. Přístupové kódy jsou platné pouze po dobu pobytu a po skončení pobytu, tedy po check-outu, jsou zneplatněny nebo smazány.

3. Proč osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Vyřízení rezervace a poskytnutí ubytování

Údaje potřebujeme k přijetí a potvrzení rezervace, komunikaci s hostem, umožnění ubytování, řešení platby a zajištění samotného pobytu.

Právní základ: plnění smlouvy.

Plnění zákonných povinností

Některé údaje musíme zpracovávat proto, že nám to ukládají právní předpisy. Jedná se zejména o evidenci ubytovaných osob, hlášení cizinců, účetnictví, daně a místní poplatky.

Právní základ: splnění právní povinnosti.

Ochrana majetku, bezpečnosti a práv provozovatele

Některé údaje zpracováváme za účelem ochrany majetku, prevence škod, řešení porušení podmínek ubytování, reklamací, stížností, pojistných událostí nebo právních nároků.

Právní základ: oprávněný zájem správce.

Kamerový systém

Kamerový systém je provozován pouze ve vybraných společných nebo venkovních prostorách a slouží k ochraně majetku, bezpečnosti osob, prevenci neoprávněného vstupu a řešení škodních nebo bezpečnostních událostí.

Právní základ: oprávněný zájem správce.

Elektronický přístupový systém

Údaje z přístupového systému jsou zpracovávány za účelem zajištění bezpečnosti hostů, ochrany majetku, kontroly neoprávněného vstupu a řešení případných bezpečnostních nebo škodních událostí.

Právní základ: oprávněný zájem správce.

Zasílání obchodních sdělení

Pokud nám k tomu host udělí souhlas, případně pokud to umožňuje zákon, můžeme využít kontaktní údaje k zasílání informací o našich službách, novinkách nebo speciálních nabídkách. Host má vždy možnost se z odběru obchodních sdělení odhlásit.

Právní základ: souhlas, případně oprávněný zájem v rozsahu dovoleném právními předpisy.

Provoz webových stránek a cookies

Při návštěvě webu můžeme zpracovávat technické údaje nezbytné pro fungování webových stránek. Analytické nebo marketingové cookies používáme pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní důvod.

Právní základ: oprávněný zájem u technického provozu webu; souhlas u analytických nebo marketingových cookies, pokud je vyžadován.

4. Komu můžeme osobní údaje předávat

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu předávat těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatelům rezervačních systémů

• rezervačním portálům, jako jsou například Booking.com, Airbnb nebo jiné platformy, pokud přes ně byla provedena rezervace

• poskytovatelům platebních služeb a bankám

• účetním a daňovým poradcům

• správcům webu a IT služeb

• poskytovatelům komunikačních nástrojů

• poskytovatelům elektronických zámků, přístupových systémů nebo kamerových systémů, pokud je to nezbytné pro provoz a zabezpečení systému

• městu nebo obci v souvislosti s místními poplatky

• Policii České republiky v případech stanovených zákonem

• pojišťovně, právnímu zástupci nebo orgánům veřejné moci, pokud je to nutné pro řešení škod, sporů nebo ochranu práv

• dalším osobám, pokud je to nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti nebo ochranu oprávněných zájmů

Osobní údaje nepředáváme třetím osobám bez právního důvodu.

5. Předávání osobních údajů mimo Evropskou unii

Někteří poskytovatelé služeb, zejména technologické nebo rezervační platformy, mohou zpracovávat osobní údaje také mimo Evropskou unii. Pokud k takovému předání dojde, probíhá pouze za podmínek stanovených GDPR, například na základě odpovídajících smluvních záruk, rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiného právního mechanismu podle GDPR.

6. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, po kterou je to nezbytné pro daný účel, případně po dobu stanovenou právními předpisy.

• údaje k rezervaci a pobytu uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou pro ochranu práv a řešení případných nároků.

• účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.

• údaje vedené v domovní knize nebo odpovídající evidenci uchováváme po zákonem stanovenou dobu.

• kamerové záznamy uchováváme zpravidla po dobu 7 dnů. Po uplynutí této doby jsou záznamy automaticky smazány nebo přepsány, pokud není nutné konkrétní záznam uchovat déle kvůli řešení škody, bezpečnostní události, pojistné události, reklamace, sporu nebo jiné oprávněné potřeby.

• přístupové kódy jsou po skončení pobytu, tedy po check-outu, zneplatněny nebo smazány. Údaje související s přístupem mohou být uchovány pouze po nezbytně nutnou dobu, pokud je to potřebné pro řešení bezpečnostní události, škody, reklamace, sporu nebo ochranu práv provozovatele.

• údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu, pokud neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování.

7. Kamerový systém

V objektu VIVIEN Apartments může být ve vybraných společných a venkovních prostorách provozován kamerový systém.

Kamery jsou umístěny zejména ve společných komunikačních prostorách, například na chodbě se záběrem na vstup do objektu nebo vstupní část, a ve venkovních prostorách, zejména na zahradě se záběrem na vstup a prostor zahrady.

Kamerový systém slouží výhradně k ochraně majetku, bezpečnosti hostů a dalších osob, prevenci neoprávněného vstupu a řešení případných škodních nebo bezpečnostních událostí.

Kamery nejsou umístěny uvnitř apartmánů, koupelen, ložnic ani v jiných prostorách, kde hosté oprávněně očekávají soukromí. Kamerový systém není určen ke sledování soukromého života hostů.

Monitorované prostory jsou označeny informačními cedulkami.

Kamerové záznamy jsou uchovávány zpravidla po dobu 7 dnů. Po uplynutí této doby jsou záznamy automaticky smazány nebo přepsány, pokud není nutné konkrétní záznam uchovat déle z důvodu řešení škodní události, bezpečnostního incidentu, pojistné události, reklamace, sporu nebo ochrany práv provozovatele.

Přístup ke kamerovým záznamům mají pouze oprávněné osoby provozovatele, konkrétně Nikola Tomková a Pravoslav Tomek, případně další osoba pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro technickou správu systému, řešení bezpečnostní události, škody, pojistné události nebo splnění zákonné povinnosti.

Kamerové záznamy nejsou běžně předávány třetím osobám. Mohou být předány pouze v nezbytném rozsahu, zejména Policii České republiky, pojišťovně, právnímu zástupci nebo jinému příslušnému orgánu, pokud je to potřebné pro řešení konkrétní události nebo pokud to vyžaduje právní předpis.

8. Elektronický přístupový systém a přístupové kódy

V souvislosti se samoobslužným vstupem do objektu a apartmánů může provozovatel zpracovávat technické údaje z elektronického přístupového systému, zejména informaci o použití přístupového kódu, čase vstupu nebo pokusu o vstup.

Tyto údaje jsou zpracovávány za účelem zajištění bezpečnosti hostů, ochrany majetku, kontroly neoprávněného vstupu a řešení případných bezpečnostních nebo škodních událostí.

Přístupový kód je digitální klíč určený výhradně pro osoby uvedené v rezervaci a řádně registrované při online check-inu. Kód nesmí být předáván, sdílen ani zpřístupněn třetím osobám.

Přístupové kódy jsou platné pouze po dobu pobytu a po skončení pobytu, tedy po check-outu, jsou zneplatněny nebo smazány. Údaje související s přístupem mohou být uchovány pouze po nezbytně nutnou dobu, pokud je to potřebné pro řešení bezpečnostní události, škody, reklamace, sporu nebo ochranu práv provozovatele.

9. Cookies

Webové stránky VIVIEN Apartments mohou používat cookies a podobné technologie.

Cookies slouží zejména k zajištění správného fungování webových stránek, zapamatování některých nastavení, měření návštěvnosti webu a případně k marketingovým účelům.

Technické cookies, které jsou nezbytné pro fungování webu, mohou být používány bez souhlasu návštěvníka.

Analytické, marketingové nebo jiné nepovinné cookies používáme pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní důvod, zejména souhlas návštěvníka udělený prostřednictvím cookie lišty, pokud je takový souhlas podle právních předpisů vyžadován.

Návštěvník může svůj souhlas s používáním nepovinných cookies kdykoliv změnit nebo odvolat, pokud web takové cookies používá.

Konkrétní nastavení cookies závisí na skutečných nástrojích použitých na webových stránkách. Pokud budou na webu využívány například analytické nebo marketingové nástroje třetích stran, budou návštěvníci o jejich použití informováni prostřednictvím cookie lišty nebo odpovídajícího nastavení webu.

10. Bezpečnost osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo neoprávněným zveřejněním.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro zajištění rezervace, ubytování, komunikace s hostem, splnění zákonných povinností, účetnictví, technické správy nebo ochrany práv provozovatele.

Přístupy do rezervačních systémů, e-mailových schránek, účetních podkladů, check-in formulářů, přístupových systémů a dalších systémů jsou chráněny přiměřenými bezpečnostními prostředky.

11. Práva hostů a návštěvníků webu

Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, má podle GDPR zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům

• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů

• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou k tomu splněny podmínky

• právo na omezení zpracování

• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu

• právo na přenositelnost údajů, pokud se uplatní

• právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu

• právo podat stížnost u dozorového úřadu

Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web: www.uoou.gov.cz.

12. Jak lze práva uplatnit

Svá práva může host nebo návštěvník webu uplatnit prostřednictvím e-mailu: info@vivienapartments.cz.

Při vyřízení žádosti můžeme požádat o ověření totožnosti žadatele, pokud je to nezbytné k ochraně osobních údajů a zabránění jejich zpřístupnění neoprávněné osobě.

Na žádosti odpovídáme v zákonné lhůtě.

13. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování, které by mělo pro hosta právní nebo obdobně významné účinky.

14. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou platné od 1. 5. 2026.

Provozovatel je oprávněn tyto zásady aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů, způsobu zpracování osobních údajů, používaných technologií nebo provozních podmínek ubytování.

Aktuální znění zásad je vždy dostupné na webových stránkách www.vivienapartments.cz.