Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• Sitz: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• natürliche Person, die nach dem Gewerbegesetz unternehmerisch tätig ist

• Betriebsstätte / Ort der Unterkunft: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• Website: www.vivienapartments.cz

• E-Mail für Anfragen zu personenbezogenen Daten: info@vivienapartments.cz

• Telefon: +420 702 153 573

Nachfolgend der „Verantwortliche“ oder „Betreiber“. Der Betreiber bietet Unterkunft unter dem Handelsnamen VIVIEN Apartments an.

2. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur personenbezogene Daten, die für die Reservierung, die Erbringung der Unterkunft, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, den Schutz unserer Rechte und den sicheren Betrieb der Unterkunft erforderlich sind.

a) Daten für Reservierung und Kommunikation

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Anschrift

• Reservierungsdaten

• Aufenthaltsdaten

• Anzahl der Gäste

• Wünsche oder Anmerkungen der Gäste

• Kommunikation per E-Mail, Buchungsportale, Telefon oder andere Kommunikationsmittel

b) Daten für die Unterkunft und gesetzliche Aufzeichnungen

Im Zusammenhang mit der Unterkunft können wir auch Daten verarbeiten, die zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten des Beherbergers erforderlich sind, insbesondere:

• Geburtsdatum

• ständiger Wohnsitz oder Heimatanschrift

• Staatsangehörigkeit

• Nummer und Art des Ausweisdokuments

• Dauer des Aufenthalts

• Unterschrift des Gastes, sofern erforderlich

• weitere gesetzlich vorgeschriebene Daten für das Verzeichnis der beherbergten Personen

Bei ausländischen Gästen ist der Beherberger verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen und in den gesetzlich vorgesehenen Fällen den Aufenthalt der Polizei der Tschechischen Republik zu melden. Das Gästebuch oder eine entsprechende Aufzeichnung wird für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt.

c) Zahlungs-, Buchhaltungs- und Steuerdaten

• Angaben zur erfolgten Zahlung

• Rechnungsdaten

• Bankverbindung, sofern beispielsweise für eine Rückerstattung erforderlich

• Daten auf Buchhaltungs- und Steuerbelegen

d) Daten im Zusammenhang mit Schäden, Beschwerden und dem Schutz von Rechten

Tritt ein Schaden ein, werden Hausregeln verletzt oder kommt es zu einer Beschwerde, einem Anspruch oder einem sonstigen Streit, können wir Daten verarbeiten, die zur Bearbeitung der Situation und zum Schutz unserer Rechte erforderlich sind.

• Beschreibung des Vorfalls

• Fotografien des Schadens

• Kommunikation mit dem Gast

• Reservierungsdaten

• Zahlungsdaten

• Unterlagen für den Versicherer, Rechtsbeistand oder Behörden

e) Videoüberwachungsaufnahmen

In ausgewählten gemeinschaftlichen oder Außenbereichen der Immobilie kann eine Videoüberwachung betrieben werden. Kameras dienen nicht der Überwachung der Privatsphäre der Gäste und sind nicht in Apartments oder in Räumen installiert, in denen Gäste berechtigterweise Privatsphäre erwarten.

f) Elektronisches Zugangssystem und Zugangscodes

Im Zusammenhang mit dem Selbstbedienungszutritt zum Gebäude und zu den Apartments kann der Betreiber technische Daten des elektronischen Zugangssystems verarbeiten, insbesondere Informationen über die Nutzung eines Zugangscodes sowie den Zeitpunkt des Zutritts oder Zutrittsversuchs. Zugangscodes gelten nur für den Aufenthalt und werden nach dem Check-out ungültig gemacht oder gelöscht.

3. Warum wir personenbezogene Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

Abwicklung der Reservierung und Erbringung der Unterkunft

Wir benötigen die Daten, um die Reservierung anzunehmen und zu bestätigen, mit dem Gast zu kommunizieren, den Aufenthalt zu ermöglichen, die Zahlung abzuwickeln und den Aufenthalt selbst zu erbringen.

Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags.

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Einige Daten müssen verarbeitet werden, weil das Gesetz dies vorschreibt. Dies betrifft insbesondere das Verzeichnis der beherbergten Personen, die Meldung ausländischer Gäste, Buchhaltung, Steuern und örtliche Gebühren.

Rechtsgrundlage: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Schutz von Eigentum, Sicherheit und Rechten des Betreibers

Einige Daten werden verarbeitet, um Eigentum zu schützen, Schäden zu verhindern, Verstöße gegen die Hausregeln, Beschwerden, Ansprüche, Versicherungsfälle oder Rechtsansprüche zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen.

Videoüberwachungssystem

Die Videoüberwachung erfolgt nur in ausgewählten gemeinschaftlichen oder Außenbereichen und dient dem Schutz von Eigentum, der persönlichen Sicherheit, der Verhinderung unbefugten Zutritts sowie der Bearbeitung von Schäden oder Sicherheitsvorfällen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen.

Elektronisches Zugangssystem

Daten des Zugangssystems werden verarbeitet, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, Eigentum zu schützen, unbefugten Zutritt zu kontrollieren und mögliche Sicherheits- oder Schadensvorfälle zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen.

Versand von Werbemitteilungen

Erteilt ein Gast seine Einwilligung oder erlaubt das Gesetz dies, können wir Kontaktdaten verwenden, um Informationen über unsere Dienstleistungen, Neuigkeiten oder Sonderangebote zu versenden. Der Gast kann den Erhalt von Werbemitteilungen jederzeit abbestellen.

Rechtsgrundlage: Einwilligung oder berechtigtes Interesse im gesetzlich zulässigen Umfang.

Betrieb der Website und Cookies

Beim Besuch der Website können wir technische Daten verarbeiten, die für das Funktionieren der Website erforderlich sind. Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur verwendet, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse für den technischen Betrieb der Website; Einwilligung für Analyse- oder Marketing-Cookies, sofern erforderlich.

4. An wen wir personenbezogene Daten weitergeben dürfen

Wir dürfen personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang an folgende Empfängerkategorien weitergeben:

• Anbieter von Reservierungssystemen

• Buchungsportale wie Booking.com, Airbnb oder andere Plattformen, sofern die Reservierung über diese erfolgt ist

• Zahlungsdienstleister und Banken

• Buchhalter und Steuerberater

• Anbieter von Website- und IT-Dienstleistungen

• Anbieter von Kommunikationsmitteln

• Anbieter elektronischer Schlösser, Zugangssysteme oder Videoüberwachungssysteme, soweit für Betrieb und Sicherung des Systems erforderlich

• die Stadt oder Gemeinde im Zusammenhang mit örtlichen Gebühren

• die Polizei der Tschechischen Republik in den gesetzlich vorgesehenen Fällen

• einen Versicherer, Rechtsbeistand oder eine Behörde, soweit zur Bearbeitung von Schäden, Streitigkeiten oder zum Schutz von Rechten erforderlich

• andere Personen, soweit zur Erfüllung eines Vertrags, einer gesetzlichen Verpflichtung oder zum Schutz berechtigter Interessen erforderlich

Wir geben personenbezogene Daten nicht ohne Rechtsgrundlage an Dritte weiter.

5. Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union

Einige Dienstleister, insbesondere Technologie- oder Buchungsplattformen, können personenbezogene Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Erfolgt eine solche Übermittlung, geschieht sie nur unter den von der DSGVO festgelegten Voraussetzungen, beispielsweise auf Grundlage geeigneter vertraglicher Garantien, eines Angemessenheitsbeschlusses oder eines anderen rechtlichen Mechanismus nach der DSGVO.

6. Wie lange wir personenbezogene Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, oder für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

• Reservierungs- und Aufenthaltsdaten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend so lange, wie zum Schutz von Rechten und zur Bearbeitung etwaiger Ansprüche erforderlich.

• Buchhaltungs- und Steuerbelege für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

• Daten im Gästebuch oder einem entsprechenden Verzeichnis für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

• Videoüberwachungsaufnahmen regelmäßig für 7 Tage. Nach Ablauf dieser Frist werden die Aufnahmen automatisch gelöscht oder überschrieben, es sei denn, eine bestimmte Aufnahme muss länger aufbewahrt werden, um einen Schaden, einen Sicherheitsvorfall, einen Versicherungsfall, eine Beschwerde, einen Streit oder einen sonstigen berechtigten Bedarf zu bearbeiten.

• Zugangscodes werden nach dem Check-out ungültig gemacht oder gelöscht. Zugangsbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zwingend erforderlich ist, wenn sie zur Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls, Schadens, einer Beschwerde, eines Streits oder zum Schutz der Rechte des Betreibers benötigt werden.

• auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitete Daten bis zum Widerruf der Einwilligung, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht.

7. Videoüberwachungssystem

Bei VIVIEN Apartments kann in ausgewählten gemeinschaftlichen und Außenbereichen ein Videoüberwachungssystem betrieben werden.

Kameras sind vor allem in gemeinschaftlichen Verkehrsflächen installiert, beispielsweise im Flur mit Abdeckung des Gebäudeeingangs oder Eingangsbereichs, sowie im Außenbereich, insbesondere im Garten mit Abdeckung des Eingangs und des Gartenbereichs.

Das Videoüberwachungssystem dient ausschließlich dem Schutz von Eigentum, der Sicherheit von Gästen und anderen Personen, der Verhinderung unbefugten Zutritts sowie der Bearbeitung möglicher Schäden oder Sicherheitsvorfälle.

Kameras sind nicht in Apartments, Badezimmern, Schlafzimmern oder anderen Räumen installiert, in denen Gäste berechtigterweise Privatsphäre erwarten. Das Videoüberwachungssystem ist nicht dazu bestimmt, das Privatleben der Gäste zu überwachen.

Überwachte Bereiche sind durch Hinweisschilder gekennzeichnet.

Videoüberwachungsaufnahmen werden regelmäßig für 7 Tage aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Aufnahmen automatisch gelöscht oder überschrieben, es sei denn, eine bestimmte Aufnahme muss wegen eines Schadensfalls, Sicherheitsvorfalls, Versicherungsfalls, einer Beschwerde, eines Streits oder zum Schutz der Rechte des Betreibers länger aufbewahrt werden.

Der Zugang zu Videoüberwachungsaufnahmen ist auf autorisierte Personen des Betreibers beschränkt, nämlich Nikola Tomková und Pravoslav Tomek, oder eine andere Person nur soweit erforderlich für die technische Verwaltung des Systems, die Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls, Schadens, Versicherungsfalls oder die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung.

Videoüberwachungsaufnahmen werden nicht routinemäßig an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe darf nur im erforderlichen Umfang erfolgen, insbesondere an die Polizei der Tschechischen Republik, einen Versicherer, Rechtsbeistand oder eine andere zuständige Behörde, soweit zur Bearbeitung eines konkreten Vorfalls erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

8. Elektronisches Zugangssystem und Zugangscodes

Im Zusammenhang mit dem Selbstbedienungszutritt zum Gebäude und zu den Apartments kann der Betreiber technische Daten des elektronischen Zugangssystems verarbeiten, insbesondere Informationen über die Nutzung eines Zugangscodes sowie den Zeitpunkt des Zutritts oder Zutrittsversuchs.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten, Eigentum zu schützen, unbefugten Zutritt zu kontrollieren und mögliche Sicherheits- oder Schadensvorfälle zu bearbeiten.

Ein Zugangscode ist ein digitaler Schlüssel, der ausschließlich für Personen bestimmt ist, die in der Reservierung genannt und ordnungsgemäß beim Online-Check-in registriert sind. Der Code darf nicht an Dritte weitergegeben, geteilt oder zugänglich gemacht werden.

Zugangscodes gelten nur für den Aufenthalt und werden nach dem Check-out ungültig gemacht oder gelöscht. Zugangsbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies zwingend erforderlich ist, wenn sie zur Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls, Schadens, einer Beschwerde, eines Streits oder zum Schutz der Rechte des Betreibers benötigt werden.

9. Cookies

Die Website von VIVIEN Apartments kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden.

Cookies dienen vor allem dazu, die korrekte Funktion der Website sicherzustellen, bestimmte Einstellungen zu speichern, den Website-Verkehr zu messen und gegebenenfalls zu Marketingzwecken.

Technische Cookies, die für das Funktionieren der Website erforderlich sind, dürfen ohne Einwilligung des Besuchers verwendet werden.

Analyse-, Marketing- oder andere optionale Cookies werden nur verwendet, wenn eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere die Einwilligung des Besuchers über das Cookie-Banner, soweit eine solche Einwilligung gesetzlich erforderlich ist.

Der Besucher kann die Einwilligung zu optionalen Cookies jederzeit ändern oder widerrufen, sofern die Website solche Cookies verwendet.

Die konkreten Cookie-Einstellungen hängen von den tatsächlich auf der Website eingesetzten Tools ab. Werden Analyse- oder Marketing-Tools Dritter eingesetzt, werden die Besucher über das Cookie-Banner oder entsprechende Website-Einstellungen informiert.

10. Sicherheit der personenbezogenen Daten

Der Verantwortliche trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen.

Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf Personen beschränkt, die ihn für die Reservierung, Unterkunft, Gästekommunikation, Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, Buchhaltung, technische Verwaltung oder den Schutz der Rechte des Betreibers benötigen.

Der Zugang zu Reservierungssystemen, E-Mail, Buchhaltungsunterlagen, Check-in-Formularen, Zugangssystemen und anderen Systemen ist durch geeignete Sicherheitsmittel geschützt.

11. Rechte der Gäste und Website-Besucher

Jede Person, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, hat nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten

• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten

• Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, sofern die Voraussetzungen vorliegen

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses

• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar

• Recht auf Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht

• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Die Aufsichtsbehörde ist das Amt für den Schutz personenbezogener Daten (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, Website: www.uoou.gov.cz.

12. Wie Sie Ihre Rechte ausüben

Ein Gast oder Website-Besucher kann seine Rechte per E-Mail ausüben: info@vivienapartments.cz.

Bei der Bearbeitung eines Antrags können wir eine Identitätsprüfung verlangen, soweit dies zum Schutz der personenbezogenen Daten und zur Verhinderung der Offenlegung an eine unbefugte Person erforderlich ist.

Wir beantworten Anträge innerhalb der gesetzlichen Frist.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten umfasst keine automatisierte individuelle Entscheidungsfindung oder Profilerstellung, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf den Gast hätte.

14. Schlussbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 1. Mai 2026.

Der Betreiber kann diese Erklärung aktualisieren, insbesondere wenn sich das Gesetz, die Art der Verarbeitung personenbezogener Daten, die verwendeten Technologien oder die Betriebsbedingungen der Unterkunft ändern.

Die aktuelle Fassung der Erklärung ist stets unter www.vivienapartments.cz verfügbar.