Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• siedziba: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą na podstawie ustawy o działalności gospodarczej (živnostenský zákon)

• lokal / miejsce zakwaterowania: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• strona internetowa: www.vivienapartments.cz

• e-mail w sprawach danych osobowych: info@vivienapartments.cz

• telefon: +420 702 153 573

Dalej „administrator” lub „operator”. Operator świadczy usługi zakwaterowania pod nazwą handlową VIVIEN Apartments.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane osobowe niezbędne do rezerwacji, świadczenia zakwaterowania, wypełniania obowiązków prawnych, ochrony naszych praw oraz zapewnienia bezpiecznego funkcjonowania obiektu.

a) Dane potrzebne do rezerwacji i komunikacji

• imię i nazwisko

• adres e-mail

• numer telefonu

• adres

• dane rezerwacji

• daty pobytu

• liczba gości

• prośby lub uwagi gościa

• komunikacja e-mailowa, przez portale rezerwacyjne, telefon lub inne narzędzia komunikacji

b) Dane potrzebne do zakwaterowania i ewidencji ustawowej

W związku z zakwaterowaniem możemy również przetwarzać dane wymagane do wypełnienia obowiązków ustawowych gospodarza, w szczególności:

• data urodzenia

• adres stałego pobytu lub adres zamieszkania

• obywatelstwo

• numer i rodzaj dokumentu tożsamości

• długość pobytu

• podpis gościa, jeżeli jest wymagany

• inne dane wymagane prawem do ewidencji osób zakwaterowanych

W przypadku gości zagranicznych gospodarz jest zobowiązany prowadzić ewidencję oraz, w przypadkach określonych prawem, zgłaszać pobyt Policji Republiki Czeskiej. Księga gości lub równoważna ewidencja jest przechowywana przez okres wymagany prawem.

c) Dane płatnicze, księgowe i podatkowe

• dane dotyczące dokonanej płatności

• dane rozliczeniowe

• dane bankowe, jeżeli są potrzebne np. do zwrotu środków

• dane podane na dokumentach księgowych i podatkowych

d) Dane związane ze szkodami, reklamacjami i ochroną praw

W przypadku wystąpienia szkody, naruszenia regulaminu domu, reklamacji, roszczenia lub innego sporu możemy przetwarzać dane potrzebne do obsługi sytuacji i ochrony naszych praw.

• opis zdarzenia

• zdjęcia szkody

• komunikacja z gościem

• dane rezerwacji

• dane płatności

• materiały dla ubezpieczyciela, doradcy prawnego lub organów publicznych

e) Nagrania z monitoringu (CCTV)

Monitoring może działać w wybranych częściach wspólnych lub zewnętrznych obiektu. Kamer nie używa się do monitorowania prywatności gości i nie umieszcza się ich wewnątrz apartamentów ani w miejscach, w których goście mogą zasadnie oczekiwać prywatności.

f) Elektroniczny system dostępu i kody dostępu

W związku z samoobsługowym wejściem do budynku i apartamentów operator może przetwarzać dane techniczne z elektronicznego systemu dostępu, w szczególności informacje o użyciu kodu dostępu oraz czasie wejścia lub próby wejścia. Kody dostępu są ważne wyłącznie na czas pobytu, a po wymeldowaniu są unieważniane lub usuwane.

3. Dlaczego przetwarzamy dane osobowe i na jakiej podstawie prawnej

Obsługa rezerwacji i świadczenie zakwaterowania

Dane są nam potrzebne do przyjęcia i potwierdzenia rezerwacji, komunikacji z gościem, umożliwienia pobytu, obsługi płatności oraz świadczenia samego pobytu.

Podstawa prawna: wykonanie umowy.

Wypełnianie obowiązków prawnych

Niektóre dane muszą być przetwarzane, ponieważ wymaga tego prawo. Dotyczy to głównie ewidencji osób zakwaterowanych, zgłaszania gości zagranicznych, księgowości, podatków i opłat lokalnych.

Podstawa prawna: wypełnienie obowiązku prawnego.

Ochrona mienia, bezpieczeństwa i praw operatora

Niektóre dane są przetwarzane w celu ochrony mienia, zapobiegania szkodom, obsługi naruszeń regulaminu domu, reklamacji, roszczeń, zdarzeń ubezpieczeniowych lub roszczeń prawnych.

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.

System monitoringu (CCTV)

Monitoring działa wyłącznie w wybranych częściach wspólnych lub zewnętrznych i służy ochronie mienia, bezpieczeństwa osobistego, zapobieganiu nieuprawnionemu wejściu oraz obsłudze szkód lub incydentów bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.

Elektroniczny system dostępu

Dane z systemu dostępu są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości, ochrony mienia, kontroli nieuprawnionego wejścia oraz obsługi możliwych incydentów bezpieczeństwa lub szkód.

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes administratora.

Wysyłanie komunikacji handlowej

Jeżeli gość wyrazi zgodę lub jeżeli prawo na to pozwala, możemy wykorzystać dane kontaktowe do przesyłania informacji o naszych usługach, nowościach lub ofertach specjalnych. Gość może zawsze zrezygnować z komunikacji handlowej.

Podstawa prawna: zgoda albo prawnie uzasadniony interes w zakresie dozwolonym przez prawo.

Działanie strony internetowej i pliki cookies

Podczas odwiedzania strony możemy przetwarzać dane techniczne niezbędne do jej działania. Analityczne lub marketingowe pliki cookies stosujemy wyłącznie, gdy mamy odpowiednią podstawę prawną.

Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes w zakresie technicznego działania strony; zgoda w przypadku analitycznych lub marketingowych plików cookies, o ile jest wymagana.

4. Komu możemy ujawnić dane osobowe

W niezbędnym zakresie możemy ujawnić dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy systemów rezerwacyjnych

• portale rezerwacyjne takie jak Booking.com, Airbnb lub inne platformy, jeżeli rezerwacja została dokonana za ich pośrednictwem

• dostawcy usług płatniczych i banki

• księgowi i doradcy podatkowi

• dostawcy usług strony internetowej i IT

• dostawcy narzędzi komunikacji

• dostawcy zamków elektronicznych, systemów dostępu lub systemów monitoringu, o ile jest to konieczne do eksploatacji i zabezpieczenia systemu

• miasto lub gmina w związku z opłatami lokalnymi

• Policja Republiki Czeskiej w przypadkach określonych prawem

• ubezpieczyciel, doradca prawny lub organ publiczny, gdy jest to konieczne do obsługi szkody, sporów lub ochrony praw

• inne osoby, gdy jest to konieczne do wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego lub ochrony prawnie uzasadnionych interesów

Nie ujawniamy danych osobowych osobom trzecim bez podstawy prawnej.

5. Przekazywanie danych osobowych poza Unię Europejską

Niektórzy dostawcy usług, w szczególności platformy technologiczne lub rezerwacyjne, mogą również przetwarzać dane osobowe poza Unią Europejską. Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, odbywa się wyłącznie na warunkach określonych w RODO, na przykład na podstawie odpowiednich zabezpieczeń umownych, decyzji o adekwatności lub innego mechanizmu prawnego przewidzianego w RODO.

6. Jak długo przechowujemy dane osobowe

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do danego celu, albo przez okres wymagany prawem.

• dane rezerwacji i pobytu przez czas trwania stosunku umownego, a następnie tak długo, jak jest to potrzebne do ochrony praw i obsługi ewentualnych roszczeń.

• dokumenty księgowe i podatkowe przez okres wymagany prawem.

• dane w księdze gości lub równoważnej ewidencji przez okres wymagany prawem.

• nagrania z monitoringu zazwyczaj przez 7 dni. Po tym okresie nagrania są automatycznie usuwane lub nadpisywane, chyba że konkretne nagranie musi być przechowywane dłużej w celu obsługi szkody, incydentu bezpieczeństwa, zdarzenia ubezpieczeniowego, reklamacji, sporu lub innej prawnie uzasadnionej potrzeby.

• kody dostępu są unieważniane lub usuwane po wymeldowaniu. Dane związane z dostępem mogą być przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to ściśle konieczne, jeżeli są potrzebne do obsługi incydentu bezpieczeństwa, szkody, reklamacji, sporu lub ochrony praw operatora.

• dane przetwarzane na podstawie zgody do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.

7. System monitoringu (CCTV)

W VIVIEN Apartments system monitoringu może działać w wybranych częściach wspólnych i zewnętrznych.

Kamery są umieszczone głównie w wspólnych ciągach komunikacyjnych, na przykład na korytarzu obejmującym wejście do budynku lub strefę wejścia, oraz na zewnątrz, zwłaszcza w ogrodzie obejmującym wejście i teren ogrodu.

System monitoringu służy wyłącznie ochronie mienia, bezpieczeństwa gości i innych osób, zapobieganiu nieuprawnionemu wejściu oraz obsłudze ewentualnych szkód lub incydentów bezpieczeństwa.

Kamer nie umieszcza się wewnątrz apartamentów, łazienek, sypialni ani innych przestrzeni, w których goście mogą zasadnie oczekiwać prywatności. System monitoringu nie jest przeznaczony do monitorowania życia prywatnego gości.

Obszary monitorowane są oznaczone tabliczkami informacyjnymi.

Nagrania z monitoringu są zazwyczaj przechowywane przez 7 dni. Po tym okresie nagrania są automatycznie usuwane lub nadpisywane, chyba że konkretne nagranie musi być przechowywane dłużej z powodu zdarzenia szkodowego, incydentu bezpieczeństwa, zdarzenia ubezpieczeniowego, reklamacji, sporu lub ochrony praw operatora.

Dostęp do nagrań z monitoringu mają wyłącznie upoważnione osoby operatora, mianowicie Nikola Tomková i Pravoslav Tomek, albo inna osoba wyłącznie w zakresie koniecznym do technicznej administracji systemu, obsługi incydentu bezpieczeństwa, szkody, zdarzenia ubezpieczeniowego lub wypełnienia obowiązku prawnego.

Nagrania z monitoringu nie są rutynowo ujawniane osobom trzecim. Mogą być ujawnione wyłącznie w niezbędnym zakresie, w szczególności Policji Republiki Czeskiej, ubezpieczycielowi, doradcy prawnemu lub innemu właściwemu organowi, gdy jest to potrzebne do obsługi konkretnego zdarzenia lub gdy wymaga tego prawo.

8. Elektroniczny system dostępu i kody dostępu

W związku z samoobsługowym wejściem do budynku i apartamentów operator może przetwarzać dane techniczne z elektronicznego systemu dostępu, w szczególności informacje o użyciu kodu dostępu oraz czasie wejścia lub próby wejścia.

Dane te są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości, ochrony mienia, kontroli nieuprawnionego wejścia oraz obsługi możliwych incydentów bezpieczeństwa lub szkód.

Kod dostępu jest cyfrowym kluczem przeznaczonym wyłącznie dla osób wymienionych w rezerwacji i należycie zarejestrowanych przy internetowym zameldowaniu (online check-in). Kodu nie wolno przekazywać, udostępniać ani w inny sposób czynić dostępnym osobom trzecim.

Kody dostępu są ważne wyłącznie na czas pobytu, a po wymeldowaniu są unieważniane lub usuwane. Dane związane z dostępem mogą być przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to ściśle konieczne, jeżeli są potrzebne do obsługi incydentu bezpieczeństwa, szkody, reklamacji, sporu lub ochrony praw operatora.

9. Pliki cookies

Strona internetowa VIVIEN Apartments może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie.

Pliki cookies służą głównie do prawidłowego działania strony, zapamiętania określonych ustawień, pomiaru ruchu na stronie oraz, w stosownych przypadkach, do celów marketingowych.

Techniczne pliki cookies niezbędne do działania strony mogą być używane bez zgody odwiedzającego.

Analityczne, marketingowe lub inne opcjonalne pliki cookies są używane wyłącznie, gdy mamy odpowiednią podstawę prawną, w szczególności zgodę odwiedzającego wyrażoną za pośrednictwem banera cookies, jeżeli taka zgoda jest wymagana prawem.

Odwiedzający może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę na opcjonalne pliki cookies, jeżeli strona z takich plików korzysta.

Konkretne ustawienia cookies zależą od narzędzi faktycznie używanych na stronie. Jeżeli stosowane są zewnętrzne narzędzia analityczne lub marketingowe, odwiedzający zostaną o tym poinformowani za pośrednictwem banera cookies lub odpowiednich ustawień strony.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nadużyciem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do rezerwacji, zakwaterowania, komunikacji z gośćmi, wypełniania obowiązków prawnych, księgowości, administracji technicznej lub ochrony praw operatora.

Dostęp do systemów rezerwacyjnych, poczty e-mail, ewidencji księgowej, formularzy zameldowania, systemów dostępu i innych systemów jest chroniony odpowiednimi środkami bezpieczeństwa.

11. Prawa gości i odwiedzających stronę

Każdy, którego dane osobowe przetwarzamy, ma na podstawie RODO w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych

• prawo do sprostowania niedokładnych lub niekompletnych danych

• prawo do usunięcia danych osobowych, gdy spełnione są warunki

• prawo do ograniczenia przetwarzania

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie

• prawo do przenoszenia danych, o ile ma zastosowanie

• prawo do wycofania zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie

• prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego

Organem nadzorczym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, strona: www.uoou.gov.cz.

12. Jak skorzystać z przysługujących praw

Gość lub odwiedzający stronę może skorzystać ze swoich praw, wysyłając e-mail na adres: info@vivienapartments.cz.

Przy rozpatrywaniu wniosku możemy poprosić o weryfikację tożsamości, jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych osobowych i zapobieżenia ujawnieniu ich osobie nieuprawnionej.

Na wnioski odpowiadamy w ustawowym terminie.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Przetwarzanie danych osobowych nie obejmuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji indywidualnych ani profilowania, które miałyby skutki prawne lub podobnie istotny wpływ na gościa.

14. Postanowienia końcowe

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od 1 maja 2026.

Operator może aktualizować niniejszą politykę, w szczególności w przypadku zmiany prawa, sposobu przetwarzania danych osobowych, stosowanych technologii lub warunków eksploatacji obiektu.

Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod adresem www.vivienapartments.cz.