Політика конфіденційності

1. Контролер персональних даних

Контролером персональних даних є:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• місце реєстрації: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• фізична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність на підставі закону про підприємницьку діяльність (živnostenský zákon)

• приміщення / місце розміщення: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• вебсайт: www.vivienapartments.cz

• e-mail для запитів щодо персональних даних: info@vivienapartments.cz

• телефон: +420 702 153 573

Далі — «контролер» або «оператор». Оператор надає розміщення під торговою назвою VIVIEN Apartments.

2. Які персональні дані ми обробляємо

Ми обробляємо лише ті персональні дані, які необхідні для бронювання, надання розміщення, виконання правових обов’язків, захисту наших прав і забезпечення безпечної експлуатації об’єкта розміщення.

a) Дані, потрібні для бронювання та комунікації

• ім’я та прізвище

• адреса електронної пошти

• номер телефону

• адреса

• дані бронювання

• дати перебування

• кількість гостей

• прохання або примітки гостя

• комунікація електронною поштою, через портали бронювання, телефон або інші інструменти зв’язку

b) Дані, потрібні для розміщення та законодавчого обліку

У зв’язку з розміщенням ми також можемо обробляти дані, необхідні для виконання законодавчих обов’язків господаря, зокрема:

• дата народження

• адреса постійного проживання або домашня адреса

• громадянство

• номер і тип документа, що посвідчує особу

• тривалість перебування

• підпис гостя, якщо він вимагається

• інші дані, передбачені законом для реєстру розміщених осіб

Для іноземних гостей господар зобов’язаний вести облік і в передбачених законом випадках повідомляти про перебування Поліцію Чеської Республіки. Книга гостей або еквівалентний запис зберігається протягом строку, передбаченого законом.

c) Платіжні, бухгалтерські та податкові дані

• дані про здійснений платіж

• платіжні реквізити

• банківські реквізити, якщо вони потрібні, наприклад, для повернення коштів

• дані, зазначені в бухгалтерських і податкових документах

d) Дані, пов’язані зі шкодою, скаргами та захистом прав

Якщо стається шкода, порушуються правила перебування або виникає скарга, претензія чи інший спір, ми можемо обробляти дані, потрібні для розгляду ситуації та захисту наших прав.

• опис події

• фотографії шкоди

• комунікація з гостем

• дані бронювання

• платіжні дані

• матеріали для страховика, юридичного радника або державних органів

e) Записи відеоспостереження

Відеоспостереження може працювати у вибраних спільних або зовнішніх зонах об’єкта. Камери не використовуються для моніторингу приватності гостей і не розміщуються всередині апартаментів чи в приміщеннях, де гості обґрунтовано очікують приватності.

f) Електронна система доступу та коди доступу

У зв’язку із самостійним входом до будівлі та апартаментів оператор може обробляти технічні дані з електронної системи доступу, зокрема інформацію про використання коду доступу та час входу або спроби входу. Коди доступу дійсні лише на період перебування і після виїзду анулюються або видаляються.

3. Навіщо ми обробляємо персональні дані та на якій правовій основі

Обробка бронювання та надання розміщення

Дані потрібні нам, щоб прийняти та підтвердити бронювання, спілкуватися з гостем, забезпечити перебування, обробити платіж і надати саме перебування.

Правова основа: виконання договору.

Виконання правових обов’язків

Деякі дані необхідно обробляти, бо цього вимагає закон. Це стосується зокрема реєстру розміщених осіб, повідомлення про іноземних гостей, бухгалтерського обліку, податків і місцевих зборів.

Правова основа: виконання правового обов’язку.

Захист майна, безпеки та прав оператора

Деякі дані обробляються для захисту майна, запобігання шкоді, розгляду порушень правил перебування, скарг, претензій, страхових випадків або правових вимог.

Правова основа: законний інтерес контролера.

Система відеоспостереження

Відеоспостереження працює лише у вибраних спільних або зовнішніх зонах і слугує для захисту майна, особистої безпеки, запобігання несанкціонованому входу та розгляду шкоди чи інцидентів безпеки.

Правова основа: законний інтерес контролера.

Електронна система доступу

Дані системи доступу обробляються для забезпечення безпеки гостей, захисту майна, контролю несанкціонованого входу та розгляду можливих інцидентів безпеки чи шкоди.

Правова основа: законний інтерес контролера.

Надсилання комерційних повідомлень

Якщо гість надає згоду або якщо це дозволяє закон, ми можемо використовувати контактні дані для надсилання інформації про наші послуги, новини чи спеціальні пропозиції. Гість завжди може відписатися від комерційних повідомлень.

Правова основа: згода або законний інтерес в обсязі, дозволеному законом.

Робота вебсайту та файли cookie

Під час відвідування вебсайту ми можемо обробляти технічні дані, необхідні для його роботи. Аналітичні або маркетингові файли cookie використовуються лише тоді, коли маємо відповідну правову основу.

Правова основа: законний інтерес для технічної роботи вебсайту; згода для аналітичних або маркетингових файлів cookie, де це вимагається.

4. Кому ми можемо розкривати персональні дані

Ми можемо розкривати персональні дані таким категоріям отримувачів у необхідному обсязі:

• постачальники систем бронювання

• портали бронювання, такі як Booking.com, Airbnb або інші платформи, якщо бронювання було здійснено через них

• постачальники платіжних послуг і банки

• бухгалтери та податкові радники

• постачальники вебсайту та ІТ-послуг

• постачальники інструментів комунікації

• постачальники електронних замків, систем доступу або систем відеоспостереження, якщо це необхідно для експлуатації та забезпечення системи

• місто або муніципалітет у зв’язку з місцевими зборами

• Поліція Чеської Республіки у випадках, передбачених законом

• страховик, юридичний радник або державний орган, якщо це необхідно для розгляду шкоди, спорів або захисту прав

• інші особи, якщо це необхідно для виконання договору, виконання правового обов’язку або захисту законних інтересів

Ми не розкриваємо персональні дані третім особам без правової підстави.

5. Передача персональних даних за межі Європейського Союзу

Деякі постачальники послуг, особливо технологічні або платформи бронювання, також можуть обробляти персональні дані за межами Європейського Союзу. Якщо така передача відбувається, вона здійснюється лише на умовах, передбачених GDPR, наприклад на підставі відповідних договірних гарантій, рішення про адекватність або іншого правового механізму згідно з GDPR.

6. Як довго ми зберігаємо персональні дані

Ми зберігаємо персональні дані лише стільки, скільки потрібно для відповідної мети, або протягом строку, передбаченого законом.

• дані бронювання та перебування протягом дії договірних відносин, а потім стільки, скільки потрібно для захисту прав і розгляду будь-яких претензій.

• бухгалтерські та податкові документи протягом строку, передбаченого законом.

• дані в книзі гостей або еквівалентному реєстрі протягом строку, передбаченого законом.

• записи відеоспостереження зазвичай протягом 7 днів. Після цього строку записи автоматично видаляються або перезаписуються, якщо конкретний запис не потрібно зберігати довше для розгляду шкоди, інциденту безпеки, страхового випадку, скарги, спору чи іншої законної потреби.

• коди доступу анулюються або видаляються після виїзду. Дані, пов’язані з доступом, можуть зберігатися лише стільки, скільки суворо необхідно, якщо вони потрібні для розгляду інциденту безпеки, шкоди, скарги, спору або для захисту прав оператора.

• дані, що обробляються на підставі згоди, до відкликання згоди, якщо не існує іншої правової підстави для подальшої обробки.

7. Система відеоспостереження

У VIVIEN Apartments система відеоспостереження може працювати у вибраних спільних і зовнішніх зонах.

Камери розміщені переважно в спільних зонах проходу, наприклад у коридорі з охопленням входу до будівлі або вхідної зони, а також зовні, зокрема в саду з охопленням входу та садової зони.

Система відеоспостереження використовується виключно для захисту майна, безпеки гостей та інших осіб, запобігання несанкціонованому входу та розгляду можливої шкоди чи інцидентів безпеки.

Камери не розміщуються всередині апартаментів, ванних кімнат, спалень чи інших приміщень, де гості обґрунтовано очікують приватності. Система відеоспостереження не призначена для моніторингу приватного життя гостей.

Зони спостереження позначені інформаційними знаками.

Записи відеоспостереження зазвичай зберігаються протягом 7 днів. Після цього строку записи автоматично видаляються або перезаписуються, якщо конкретний запис не потрібно зберігати довше через шкоду, інцидент безпеки, страховий випадок, скаргу, спір або захист прав оператора.

Доступ до записів відеоспостереження обмежений уповноваженими особами оператора, а саме Nikola Tomková та Pravoslav Tomek, або іншою особою лише тоді, коли це необхідно для технічного адміністрування системи, розгляду інциденту безпеки, шкоди, страхового випадку або виконання правового обов’язку.

Записи відеоспостереження не розкриваються третім особам у звичайному порядку. Вони можуть бути розкриті лише в необхідному обсязі, зокрема Поліції Чеської Республіки, страховику, юридичному раднику або іншому компетентному органу, коли це потрібно для розгляду конкретної події або коли цього вимагає закон.

8. Електронна система доступу та коди доступу

У зв’язку із самостійним входом до будівлі та апартаментів оператор може обробляти технічні дані з електронної системи доступу, зокрема інформацію про використання коду доступу та час входу або спроби входу.

Ці дані обробляються для забезпечення безпеки гостей, захисту майна, контролю несанкціонованого входу та розгляду можливих інцидентів безпеки чи шкоди.

Код доступу є цифровим ключем, призначеним виключно для осіб, зазначених у бронюванні та належно зареєстрованих під час онлайн check-in. Код не можна передавати, поширювати чи надавати третім особам.

Коди доступу дійсні лише на період перебування і після виїзду анулюються або видаляються. Дані, пов’язані з доступом, можуть зберігатися лише стільки, скільки суворо необхідно, якщо вони потрібні для розгляду інциденту безпеки, шкоди, скарги, спору або для захисту прав оператора.

9. Файли cookie

Вебсайт VIVIEN Apartments може використовувати файли cookie та подібні технології.

Файли cookie використовуються переважно для коректної роботи вебсайту, запам’ятовування певних налаштувань, вимірювання відвідуваності вебсайту та, за потреби, для маркетингових цілей.

Технічні файли cookie, необхідні для роботи вебсайту, можуть використовуватися без згоди відвідувача.

Аналітичні, маркетингові або інші необов’язкові файли cookie використовуються лише тоді, коли маємо відповідну правову основу, зокрема згоду відвідувача через банер cookie, якщо така згода вимагається законом.

Відвідувач може будь-коли змінити або відкликати згоду на необов’язкові файли cookie, якщо вебсайт такі файли cookie використовує.

Конкретні налаштування файлів cookie залежать від інструментів, які фактично використовуються на вебсайті. Якщо використовуються сторонні аналітичні або маркетингові інструменти, відвідувачі будуть поінформовані через банер cookie або відповідні налаштування вебсайту.

10. Безпека персональних даних

Контролер вживає відповідних технічних і організаційних заходів для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати, зловживання, зміни або несанкціонованого розкриття.

Доступ до персональних даних обмежений особами, яким він потрібен для бронювання, розміщення, комунікації з гостями, виконання правових обов’язків, бухгалтерського обліку, технічного адміністрування або захисту прав оператора.

Доступ до систем бронювання, електронної пошти, бухгалтерських записів, форм check-in, систем доступу та інших систем захищений відповідними засобами безпеки.

11. Права гостей і відвідувачів вебсайту

Кожен, чиї персональні дані ми обробляємо, має згідно з GDPR зокрема такі права:

• право на доступ до персональних даних

• право на виправлення неточних або неповних даних

• право на видалення персональних даних, якщо виконані умови

• право на обмеження обробки

• право заперечити проти обробки на підставі законного інтересу

• право на перенесення даних, якщо воно застосовується

• право відкликати згоду, якщо обробка ґрунтується на згоді

• право подати скаргу до наглядового органу

Наглядовим органом є Управління із захисту персональних даних (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, вебсайт: www.uoou.gov.cz.

12. Як скористатися своїми правами

Гість або відвідувач вебсайту може скористатися своїми правами електронною поштою: info@vivienapartments.cz.

Під час розгляду запиту ми можемо попросити підтвердити особу, якщо це потрібно для захисту персональних даних і запобігання розкриттю несанкціонованій особі.

Ми відповідаємо на запити протягом законодавчого строку.

13. Автоматизоване прийняття рішень

Обробка персональних даних не включає автоматизоване індивідуальне прийняття рішень або профілювання, які мали б правові або подібні суттєві наслідки для гостя.

14. Прикінцеві положення

Ця політика конфіденційності чинна з 1 травня 2026.

Оператор може оновлювати цю політику, зокрема якщо зміниться закон, спосіб обробки персональних даних, використовувані технології або умови експлуатації об’єкта розміщення.

Актуальна версія політики завжди доступна на www.vivienapartments.cz.