Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

• Nikola Tomková

• IČO: 04304438

• sede legale: Reinerova 47/12, České Budějovice 5, 370 06

• persona fisica che esercita un'attività ai sensi della legge sulle licenze commerciali

• locali/luogo di alloggio: VIVIEN Apartments, Nádražní 108/43, České Budějovice

• sito web: www.vivienapartments.cz

• e-mail per richieste di dati personali: info@vivienapartments.cz

• telefono: +420 702 153 573

Di seguito “titolare” o “gestore”. L'operatore offre alloggio con il nome commerciale VIVIEN Apartments.

2. Quali dati personali trattiamo

Trattiamo solo i dati personali necessari per la prenotazione, la fornitura dell'alloggio, il rispetto degli obblighi legali, la protezione dei nostri diritti e la garanzia del funzionamento sicuro dell'alloggio.

a) Dati necessari per la prenotazione e la comunicazione

• nome e cognome

• indirizzo e-mail

• numero di telefono

• indirizzo

• dettagli della prenotazione

• date del soggiorno

• numero di ospiti

• richieste o note degli ospiti

• comunicazione tramite e-mail, portali di prenotazione, telefono o altri strumenti di comunicazione

b) Dati necessari per l'alloggio e le registrazioni statutarie

In relazione all’alloggio possiamo anche trattare i dati necessari per adempiere agli obblighi legali dell’ospite, in particolare:

• data di nascita

• residenza permanente o indirizzo di domicilio

• nazionalità

• numero e tipologia del documento di identità

• durata del soggiorno

• firma dell'ospite, se richiesta

• altri dati richiesti dalla legge per l'anagrafe delle persone ospitate

Per gli ospiti stranieri l'ospite è obbligato a tenere la documentazione e, nei casi previsti dalla legge, a denunciare il soggiorno alla Polizia della Repubblica Ceca. Il libro degli ospiti o registro equivalente viene conservato per il periodo previsto dalla legge.

c) Dati di pagamento, contabili e fiscali

• estremi del pagamento effettuato

• dettagli di fatturazione

• coordinate bancarie, se necessarie ad esempio per un rimborso

• dati risultanti da documenti contabili e fiscali

d) Dati relativi a danni, reclami e tutela dei diritti

Se si verifica un danno, vengono violate le regole della casa o sorge un reclamo, un reclamo o altra controversia, potremmo elaborare i dati necessari per gestire la situazione e proteggere i nostri diritti.

• descrizione dell'evento

• fotografie del danno

• comunicazione con l'ospite

• dettagli della prenotazione

• dettagli del pagamento

• materiali per l'assicuratore, il consulente legale o le autorità pubbliche

e) filmati CCTV

La CCTV può funzionare in aree condivise o esterne selezionate della proprietà. Le telecamere non vengono utilizzate per monitorare la privacy degli ospiti e non sono posizionate all'interno degli appartamenti o in spazi in cui gli ospiti si aspettano ragionevolmente privacy.

f) Sistema di accesso elettronico e codici di accesso

In relazione all'accesso autonomo all'edificio e agli appartamenti, l'operatore può elaborare i dati tecnici del sistema di accesso elettronico, in particolare le informazioni sull'utilizzo di un codice di accesso e l'ora dell'ingresso o del tentativo di accesso. I codici di accesso sono validi solo per il soggiorno e dopo il check-out vengono invalidati o cancellati.

3. Perché trattiamo i dati personali e su quale base giuridica

Gestione della prenotazione e fornitura dell'alloggio

I dati ci servono per accettare e confermare la prenotazione, comunicare con l'ospite, abilitare il soggiorno, gestire il pagamento e fornire il soggiorno stesso.

Base giuridica: esecuzione di un contratto.

Rispetto degli obblighi di legge

Alcuni dati devono essere trattati perché la legge lo richiede. Ciò riguarda principalmente il registro delle persone ospitate, la rendicontazione degli ospiti stranieri, la contabilità, le tasse e le tasse locali.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale.

Tutela della proprietà, della sicurezza e dei diritti dell’operatore

Alcuni dati vengono trattati per proteggere la proprietà, prevenire danni, gestire violazioni delle regole domestiche, reclami, sinistri, eventi assicurativi o azioni legali.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare.

Sistema CCTV

La CCTV opera solo in aree condivise o esterne selezionate e serve a proteggere la proprietà, la sicurezza personale, impedire l'ingresso non autorizzato e gestire danni o incidenti di sicurezza.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare.

Sistema di accesso elettronico

I dati del sistema di accesso vengono elaborati per garantire la sicurezza degli ospiti, proteggere la proprietà, controllare gli ingressi non autorizzati e gestire possibili incidenti di sicurezza o danni.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare.

Invio di comunicazioni commerciali

Se un ospite dà il consenso, o se la legge lo consente, potremmo utilizzare i dettagli di contatto per inviare informazioni sui nostri servizi, novità o offerte speciali. L'ospite potrà sempre cancellarsi dalle comunicazioni commerciali.

Base giuridica: consenso o interesse legittimo nella misura consentita dalla legge.

Funzionamento del sito web e cookie

Quando visiti il ​​sito web potremmo elaborare dati tecnici necessari per il funzionamento del sito. I cookie analitici o di marketing vengono utilizzati solo quando disponiamo di una base giuridica corrispondente.

Base giuridica: legittimo interesse al funzionamento tecnico del sito; consenso per cookie analitici o di marketing ove richiesto.

4. A chi potremmo divulgare i dati personali

Potremmo divulgare i dati personali alle seguenti categorie di destinatari nella misura necessaria:

• fornitori di sistemi di prenotazione

• portali di prenotazione come Booking.com, Airbnb o altre piattaforme, se la prenotazione è stata effettuata tramite loro

• fornitori di servizi di pagamento e banche

• commercialisti e consulenti fiscali

• fornitori di siti web e servizi IT

• fornitori di strumenti di comunicazione

• fornitori di serrature elettroniche, sistemi di accesso o sistemi CCTV, ove necessario per il funzionamento e la sicurezza del sistema

• la città o il comune in relazione alle tasse locali

• la Polizia della Repubblica Ceca nei casi previsti dalla legge

• un assicuratore, un consulente legale o un'autorità pubblica, ove necessario, per gestire danni, controversie o proteggere i diritti

• altri soggetti ove necessario per eseguire un contratto, adempiere ad un obbligo legale o tutelare interessi legittimi

Non divulghiamo i dati personali a terzi senza una base legale.

5. Trasferimenti di dati personali al di fuori dell'Unione Europea

Alcuni fornitori di servizi, in particolare tecnologie o piattaforme di prenotazione, possono trattare dati personali anche al di fuori dell’Unione Europea. Se tale trasferimento avviene, esso avviene solo alle condizioni stabilite dal GDPR, ad esempio sulla base di adeguate garanzie contrattuali, una decisione di adeguatezza o un altro meccanismo legale ai sensi del GDPR.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario allo scopo indicato o per il periodo richiesto dalla legge.

• dati di prenotazione e soggiorno per tutta la durata del rapporto contrattuale e poi per tutto il tempo necessario alla tutela dei diritti e alla gestione di eventuali reclami.

• documenti contabili e fiscali per il periodo previsto dalla legge.

• dati presenti nel libro degli ospiti o registro equivalente per il periodo previsto dalla legge.

• Riprese CCTV normalmente per 7 giorni. Trascorso tale periodo le registrazioni vengono automaticamente cancellate o sovrascritte, a meno che una specifica registrazione non debba essere conservata più a lungo per gestire un danno, un incidente di sicurezza, un evento assicurativo, un reclamo, una controversia o altra legittima esigenza.

• i codici di accesso vengono invalidati o cancellati dopo il check-out. I dati relativi all’accesso possono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario se necessario per gestire un incidente di sicurezza, danno, reclamo, controversia o per proteggere i diritti dell’operatore.

• dati trattati sulla base del consenso fino alla revoca del consenso, a meno che non esista un'altra base giuridica per l'ulteriore trattamento.

7. Sistema TVCC

A VIVIEN Apartments un sistema CCTV può funzionare in aree condivise ed esterne selezionate.

Le telecamere sono posizionate principalmente nelle aree di circolazione condivise, ad esempio nel corridoio che copre l'ingresso dell'edificio o nell'area di ingresso, e all'aperto, soprattutto nel giardino che copre l'ingresso e la zona del giardino.

Il sistema CCTV viene utilizzato esclusivamente per proteggere la proprietà, la sicurezza degli ospiti e di altre persone, impedire l'ingresso non autorizzato e gestire possibili danni o incidenti di sicurezza.

Le telecamere non sono posizionate all'interno degli appartamenti, dei bagni, delle camere da letto o di altri spazi dove gli ospiti si aspettano ragionevolmente la privacy. Il sistema TVCC non è destinato a monitorare la vita privata degli ospiti.

Le aree monitorate sono contrassegnate da cartelli informativi.

Le riprese delle telecamere a circuito chiuso vengono normalmente conservate per 7 giorni. Trascorso tale periodo le registrazioni vengono automaticamente cancellate o sovrascritte, a meno che una determinata registrazione non debba essere conservata più a lungo a causa di un evento dannoso, incidente di sicurezza, evento assicurativo, reclamo, controversia o tutela dei diritti dell'operatore.

L'accesso alle riprese CCTV è limitato alle persone autorizzate dall'operatore, vale a dire Nikola Tomková e Pravoslav Tomek, o un'altra persona solo se necessario per l'amministrazione tecnica del sistema, la gestione di un incidente di sicurezza, un danno, un evento assicurativo o il rispetto di un obbligo legale.

Le riprese delle telecamere a circuito chiuso non vengono regolarmente divulgate a terzi. Possono essere divulgati solo nella misura necessaria, in particolare alla polizia della Repubblica Ceca, a un assicuratore, a un consulente legale o ad un'altra autorità competente, ove necessario per gestire un evento specifico o laddove richiesto dalla legge.

8. Sistema di accesso elettronico e codici di accesso

In relazione all'accesso autonomo all'edificio e agli appartamenti, l'operatore può elaborare i dati tecnici del sistema di accesso elettronico, in particolare le informazioni sull'utilizzo di un codice di accesso e l'ora dell'ingresso o del tentativo di accesso.

Questi dati vengono elaborati per garantire la sicurezza degli ospiti, proteggere la proprietà, controllare gli ingressi non autorizzati e gestire possibili incidenti di sicurezza o danni.

Un codice di accesso è una chiave digitale destinata esclusivamente alle persone indicate nella prenotazione e debitamente registrate al momento del check-in online. Il codice non deve essere trasmesso, condiviso o reso disponibile a terzi.

I codici di accesso sono validi solo per il soggiorno e dopo il check-out vengono invalidati o cancellati. I dati relativi all’accesso possono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario se necessario per gestire un incidente di sicurezza, danno, reclamo, controversia o per proteggere i diritti dell’operatore.

9. Biscotti

Il sito web VIVIEN Apartments può utilizzare cookie e tecnologie simili.

I cookie vengono utilizzati principalmente per garantire il corretto funzionamento del sito web, ricordare alcune impostazioni, misurare il traffico del sito web e, ove applicabile, per scopi di marketing.

I cookie tecnici necessari al funzionamento del sito possono essere utilizzati senza il consenso del visitatore.

I cookie analitici, di marketing o altri cookie opzionali vengono utilizzati solo quando disponiamo di una base giuridica corrispondente, in particolare il consenso del visitatore fornito tramite il banner dei cookie, laddove tale consenso sia richiesto dalla legge.

Il visitatore può modificare o revocare il consenso ai cookie facoltativi in ​​qualsiasi momento se il sito utilizza tali cookie.

Le specifiche impostazioni dei cookie dipendono dagli strumenti effettivamente utilizzati sul sito. Se vengono utilizzati strumenti analitici o di marketing di terze parti, i visitatori verranno informati tramite il banner dei cookie o le corrispondenti impostazioni del sito web.

10. Sicurezza dei dati personali

Il titolare del trattamento adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio, alterazione o divulgazione non autorizzata.

L’accesso ai dati personali è limitato alle persone che ne hanno bisogno per la prenotazione, l’alloggio, la comunicazione con gli ospiti, l’adempimento degli obblighi legali, la contabilità, l’amministrazione tecnica o la tutela dei diritti dell’operatore.

L'accesso ai sistemi di prenotazione, alla posta elettronica, ai registri contabili, ai moduli di check-in, ai sistemi di accesso e ad altri sistemi è protetto da adeguati mezzi di sicurezza.

11. Diritti degli ospiti e dei visitatori del sito web

Chiunque tratti i dati personali di cui trattiamo ha, ai sensi del GDPR, in particolare, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai dati personali

• diritto alla rettifica dei dati inesatti o incompleti

• diritto alla cancellazione dei dati personali ove ne ricorrano i presupposti

• diritto alla limitazione del trattamento

• diritto di opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse

• diritto alla portabilità dei dati ove applicabile

• diritto di revocare il consenso laddove il trattamento sia basato sul consenso

• diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo

L'autorità di controllo è l'Ufficio per la protezione dei dati personali, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, sito web: www.uoou.gov.cz.

12. Come esercitare i tuoi diritti

Un ospite o un visitatore del sito web può esercitare i propri diritti tramite e-mail: info@vivienapartments.cz.

Quando gestiamo una richiesta, potremmo chiedere la verifica dell'identità, se necessario, per proteggere i dati personali e impedirne la divulgazione a una persona non autorizzata.

Rispondiamo alle richieste entro i termini previsti dalla legge.

13. Processo decisionale automatizzato

Il trattamento dei dati personali non implica un processo decisionale individuale automatizzato o una profilazione che avrebbe effetti legali o simili significativi sull'ospite.

14. Disposizioni finali

La presente informativa sulla privacy è valida dal 1 maggio 2026.

L'operatore può aggiornare questa politica, in particolare se cambiano la legge, il modo in cui vengono trattati i dati personali, le tecnologie utilizzate o le condizioni di funzionamento dell'alloggio.

La versione attuale della politica è sempre disponibile su www.vivienapartments.cz.